Apakah madrasah harus menggunakan Emis 4.0? Ini Penjelasan dan Panduan Lengkapnya —
Madrasah wajib menggunakan aplikasi Emis terbaru yakni Emis 4.0. Sebagai aplikasi yang baru, tentu ada hal-hal yang harus diperhatikan terlebih dahulu. Karenanya inilah hal-hal penting terkait dengan Emis 4.0 yang harus dijangkau oleh pengguna Emis 4.0 baik operator (staf atau pengelola lembaga) dan kepala madrasah (Ketua Lembaga).
Hal-hal penting terkait Emis 4.0 ini Timsiap susun dalam bentuk tanya jawab. tentu untuk memudahkan para pembaca dalam memahami poin-poin yang terkandung di dalamnya.
Terbagi dalam tiga hal pokok yang terkait dengan (1) pertanyaan umum, (2) Kepala Lembaga (Kepala Madrasah), dan (3) Staf Lembaga (operator madrasah). Kesemuanya semoga memudahkan operator dan Kamad dalam mensukseskan Bulan Data Pendis. Bapak Ibu Operator Madrasah Silahkan Koordinasi dengan Tim emis 4.0
Pertanyaan Umum
Apakah madrasah harus menggunakan Emis 4.0?
Setelah tanggal 10 Mei 2021, pemutakhiran data RA dan Madrasah wajib menggunakan Emis 4.0 (Emis Baru). Aplikasi emis yang sebelumnya, Emis Online dan Aplikasi Feeder Emis (AFE) akan ditutup aksesnya.
Bagaimana proses migrasi data siswa dari Emis Lama ke Emis Baru?
Migrasi data siswa dari Emis Lama ke Emis Baru (Emis 4.0) dilakukan otomatis by system. Data siswa yang dimigrasi adalah hasil cut off tanggal 26 Maret 2021. Jadi data siswa yang diupdate setelah tanggal tersebut tidak akan ikut termigrasi.
Kenapa Data Guru tidak terisi?
Saat ini yang dilakukan proses migrasi adalah data siswa. Sedang untuk data guru dan tenaga kependidikan belum dilakukan migrasi data dari Emis Lama ke Emis 4.0. Kapan akan dilakukan migrasi data GTK? Tunggu informasi selanjutnya.
Kenapa menu Cetak BAP tidak muncul?
Di Emis 4.0 saat ini baru diaktifkan menu konfirmasi. Belum ada menu Berita Acara Pendataan (BAP). Apa yang dilakukan jika terjadi masalah selama proses pemutakhiran data di Emis 4.0?
Kepala Lembaga
Apa Tugas Kepala Lembaga?
Kepala Madrasah harus selalu melakukan cross check terhadap data yang diisi oleh operator. Karena itu di EMIS 4.0 ada akun Kamad yang berfungsi untuk mengontrol kualitas data. Dengan kata lain Kepala Madrasah tidak boleh hanya “pasrah bongkokan” kepada operator.
Apa yang dilakukan jika email yang didaftarkan kepala lembaga tidak aktif atau tidak bisa diakses?
Email kepala harus aktif dan bisa diakses karena sewaktu-waktu ada notifikasi ke email tersebut. Jika tidak dapat diakses atau tidak aktif silakan lakukan daftar ulang.
Adakah hal khusus yang harus dilakukan pengelola lembaga?
Selain mengawasi dan memverifikasi perubahan data (jika diperlukan), pengelola lembaga perlu untuk mempersiapkan Surat Tugas. Surat Tugas ini nantinya akan diupload di laman Emis 4.0
Bagaimana jika Kepala Madrasah mutasi ke madrasah lain?
Tidak ada fitur mutasi akun Kepala Madrasah. Sehingga jika terjadi pergantian Kepala Lembaga, harus melakukan pendaftaran ulang di madrasahnya yang baru.
Cara Registrasi Akun Emis untuk Kepala Madrasah
Operator Madrasah
Bagaimana jika terjadi perubahan operator di madrasah?
Jika terjadi perubahan operator, operator baru bisa menggunakan akun yang sebelumnya digunakan oleh opearator lama. Tetapi sangat disarankan untuk membuat akun operator baru dengan menggunakan email yang baru (berbeda). Sedangkan akun operator lama dapat dinonaktifkan. Hal ini untuk menghindari terjadi penyalahgunaan akun.
Apa fokus utama operator dalam pemutakhiran data kali ini?
Yang paling penting dan harus dilakukan, fokus utama operator dalam tahap awal pemutakhiran data siswa ini adalah melakukan merapikan data siswa, terutama terkait dengan perbaikan data-data pokok siswa.
Data Siswa
Apa peran Kartu Keluarga (KK) dalam pendataan Emis 4.0?
Basis data dan referensi data Emis 4.0 adalah Kartu Keluarga (KK). Sehingga data yang diinput harus sesuai dengan Kartu Keluarga.
Bagaimana jika ada data Nama Siswa yang berbeda antara KK dan Ijazah jenjang sebelumnya
Nama siswa yang diinput harus sesuai sebagaimana yang tertulis dalam Kartu Keluarga (KK). Jika berbeda dengan di Ijazah jenjang sebelumnya tetap menggunakan nama sebagaimana di dalam KK. Kecuali orang tua siswa telah melakukan perbaiakan atau perubahan nama di Kartu Keluarga sehingga sama dengan ijazah.
Apakah setiap siswa harus diupload dokumen Kartu Keluarga?
Jika terjadi perubahan atau perbaikan data pokok seperti nama siswa, orang tua, tempat tanggal lahir, NIK, wajib melakukan upload scan Kartu Keluarga. Namun jika perubahannya bukan data pokok seperti alamat, maka tidak perlu mengunggah KK. Perubahan data pokok selain mengupload KK harus melalui proses persetujuan admin Kabupaten/Kota.
Kenapa tidak bisa melakukan perubahan data pokok siswa?
Untuk melakukan perubahan data pokok yang telah dikunci oleh sistem tidak bisa dilakukan via Emis 4.0. Perubahannya harus melalui laman VervalPD Kemdikbud
Apakah harus upload foto setiap siswa?
Upload foto siswa bersifat opsional, tidak wajib. Tetapi jika diupload tentu lebih baik.
Apakah data koordinat tempat tinggal siswa wajib diisi?
Data Siswa
Apa peran Kartu Keluarga dalam pendataan Emis 4.0?
Basis data dan referensi data Emis 4.0 adalah Kartu Keluarga (KK). Sehingga data yang diinput harus sesuai dengan Kartu Keluarga.
Bagaimana jika ada data Nama Siswa yang berbeda antara KK dan Ijazah jenjang sebelumnya
Nama siswa yang diinput harus sesuai sebagaimana yang tertulis dalam Kartu keluarga. Jika berbeda dengan di Ijazah jenjang sebelumnya tetap menggunakan nama sebagaimana di dalam KK. Kecuali orang tua siswa telah melakukan perbaiakan atau perubahan nama di Kartu keluarga sehingga sama dengan ijazah.
Apakah setiap siswa harus diupload dokumen Kartu Keluarga?
Jika terjadi perubahan atau perbaikan data pokok seperti nama siswa, orang tua, tempat tanggal lahir, NIK, wajib melakukan upload scan Kartu Keluarga. Namun jika perubahannya bukan data pokok seperti alamat, maka tidak perlu mengunggah KK. Perubahan data pokok selain mengupload KK harus melalui proses persetujuan admin Kabupaten/Kota.
Kenapa tidak bisa melakukan perubahan data pokok siswa?
Untuk melakukan perubahan data pokok yang telah dikunci oleh sistem tidak bisa dilakukan via Emis 4.0. Perubahannya harus melalui laman VervalPD Kemdikbud
Apakah harus upload foto setiap siswa?
Upload foto siswa bersifat opsional, tidak wajib. Tetapi jika diupload tentu lebih baik.
Apakah data koordinat tempat tinggal siswa wajib diisi?
Data koordinat alamat siswa bersifat opsional, tidak wajib. Tetapi jika diisi tentu lebih baik.
Apakah untuk data prestasi siswa harus mengunggal piagam penghargaan?
Upload penghargaan pada data prestasi siswa bersifat opsional, tidak wajib.
Bolehkan satu nomor telpon digunakan oleh dua siswa?
Sebaiknya nomor telpon setiap siswa berbeda. Jika terpaksa satu nomor telpon digunakan oleh lebih dari satu siswa (seperti kakak dan adik), sebaiknya diisikan dengan nomor berbeda milik saudara atau lainnya.
Kenapa kolom alamat siswa ada yang bisa diklik (diisi) dan ada yang tidak?
Jika alamat tinggal siswa diisi dengan pilihan “Tinggal dengan orang tua”, maka kolom isian alamat siswa tidak akan bisa diisi karena otomatis akan sama dengan alamat orang tua. Namun jika memilih isian “Ikut dengan saudara/wali/lainnya” maka kolom alamat siswa harus diisi tersendiri.
Bagaimana jika data orang tua telah meninggal atau tidak diketahui?
Cukup klik pilihan “Meninggal/Tidak Diketahui”, nama tidak usah diisi.
Apakah filter data siswa dapat digunakan?
Emis 4.0 memiliki fitur filter data untuk mengurutkan (mengubah susunan) data siswa berdasarkan data terkecil atau sebaliknya terbesar. Hal ini untuk memudahkan operator dalam memeriksa data siswa. Caranya dengan mengklik judul kolom. Demikian juga untuk mengembalikan ke urutan (susunan) sebelumnya, cukup mengklik judul kolom kembali.
Apa yang dilakukan jika terjadi error sistem saat pengisian data?
Jika terjadi error saat pengisian data, coba lakukan langkah-langkah berikut:
Klik kanan pada laman Emis
Pilih “Inspect”
Terbuka laman Inspect di sisi kanan
Klik kolom “Network”. Jika tidak muncul, klik panah dobel terlebih dahulu hingga keluar pilihan Network
Klik Respon
Klik yang merah
Muncul penyebab errornya
Apakah alur mutasi sama seperti emis sebelumnnya?
Ada sedikit perbedaan. Di emis lama, mutasi harus diajukan oleh sekolah asal terlebih dahulu. Tetapi di Emis baru, pengajuan mutasi siswa antar madrasah bisa dilakukan oleh madrasah tujuan maupun madrasah asal.
Agar proses mutasi berhasil, kedua pihak (madrasah asal dan madrasah tujuan) harus sama-sama melakukan persetujuan mutasi.
Tutorial Lengkap Emis 4.0
Adakah tutorial yang menjelaskan pengoperasian Emis 4.0 secara lengkap?
Ada. Silakan unduh dengan mengklik tombol di bawah.
Itulah beberapa hal penting terkait dengan pemutakhiran data di Emis 4.0. Memang bukan daftar lengkap tetapi setidaknya menjadi gambaran awal bagi operator madrasah dan Kepala Madrasah dalam melaksanakan pemutakhiran data melalui aplikasi Emis 4.0
Berikut Tautan EMIS 4.0
